わかっているつもりでも、
いざとなると迷ってしまうビジネスメール

件名あて名敬語の使い方など
相手によって使い分けなければなりません。

送別会案内メールの書き方!転勤/退職 用途別 4つのメール文例


今度の送別会、幹事を任されたものの、
初めての事で、なにから手をつけていいのやら…。


会場などの手配は、
コンパの時の手順で何とかなるのだが、
送別会案内は、どうしたらいいのだろう?

会社の同僚だけど、
先輩方への、送別会案内メールだし…

敬称や敬語の使い方、案内文に記載する内容は?


送別会案内メールの書き方のマナーとポイントから、
結婚退職、異動/転勤、定年退職など、
4つの送別会案内メール文例を、ご紹介します。


ビジネスメールの基本

ビジネスマンの方なら、大丈夫だと思うのですが、
メールの基本を、おさえていない事には、おはなしになりませんよね!

念のため、
まずは「ビジネスメールの基本」から、おさらいしておきましょう。

  • 件名は用件がわかるよう、かつ 簡潔に!
  • あて名の書き方や配置には、基本的な決まりがある!
  • 本文には、敬語や丁寧語を正しく使う!


「案内メールの書き方」のマナーとポイント

「ビジネスメールの基本」が確認できたら、
次は、「案内メール」マナーポイントを確認してみましょう。


  • 感謝の気持ちを込め、礼儀正しく書きましょう。


  • 案内する事項を、簡潔に分かりやすくまとめましょう。

    特に、日時・場所等の情報は、誤りがあった場合、
    相手に迷惑をかけることになりますので、正確に書きましょう。


  • 箇条書きを用いる等、読みやすくするための工夫をしましょう。


  • 会場となるお店のURLや、
    地図等を添付すると、親切で より分かりやすくなります。


  • 相手のスケジュールや準備期間等を考慮し、
    2週間前、遅くても10日前には、相手に届くように送りましょう。


    特に、出欠の返事を求める場合には、細心の注意を払いましょう。

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送別会の案内メール文例

今回は、お世話になった先輩の
「結婚退職」の送別会だったんですが、
ついでに、
「異動/転勤用」「退職用」「定年退職用」
送別会案内メールもつくっちゃいました。

これで、次回の幹事になった時も、焦らなくて済みそうです。

送別会の案内メール文例



よければ、
用途別の文例をもとに、内容を変更してお使いくださいね!

あっ、
文章が長くなり過ぎないように、文の適当な長さのところで、
「改行」を入れると、すっきりとして読みやすくなりますよ。



1.送別会の案内メールの文例 1(結婚退職の送別会・社内メール)

————————————————————————————————
subject(件名)【○○○○さんの送別会のご案内】
————————————————————————————————
○○部 各位

皆様ご承知のとおり、○○課の○○○○さんが結婚のため、
○月○日をもちまして退社されることとなりました。

つきましては、お祝いと感謝の意を表わすとともに、
ご結婚を祝し、末永いお幸せを祈る気持ちを込めまして、
下記のとおり小宴を開きたいと思います。

ご多忙中とは存じますが、是非とも皆様のご参加をお願いいたします。

===================================
日時:○月○日(○曜日) ○時~
場所:○○○○○○○(場所は下記URL参照)
  http://www.***.***/ tel.00-0000-0000
会費:男性0,000円、女性0,000円(当日ご持参ください)
 ※なお、欠席の場合も0,000円のご協力をお願いします。
===================================

出欠は○月○日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい。

【出欠連絡欄】
[ ]出席・[ ]欠席(○印をつけてください)
[お名前:         ]

………………………………………………
幹事 ○○部 ○○ ○○(内線0000)
E-mail:****@*******.***
………………………………………………





2.送別会の案内メールの文例 2(異動/転勤の送別会・社内メール)

————————————————————————————————
subject(件名)【○○○○さん、△△△△さんの送別会のご案内】
————————————————————————————————
各位

このたび、○○部の○○○○さん、△△部の△△△△さんが
異動されることになりました。
[○月○日付]
 ○○部 ○○○○さん ○○支店 ○○課へ
 △△部 △△△△さん △△支店 △△課へ

つきましては、これまでお世話になったお二人に感謝の意を表わすとともに、
新天地でのご活躍とご健勝を祈る気持ちを込めまして、
下記のとおり送別会を開きたいと思います。

ご多忙中とは存じますが、是非とも皆様のご参加をお願いいたします。

===================================
日時:○月○日(○曜日) ○時~
場所:○○○○○○○(場所は下記URL参照)
  http://www.***.***/ tel.00-0000-0000
会費:男性0,000円、女性0,000円(当日ご持参ください)
 ※なお、欠席の場合も0,000円のご協力をお願いします。
===================================

出欠は○月○日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい。

【出欠連絡欄】
[ ]出席・[ ]欠席(○印をつけてください)
[お名前:         ]

………………………………………………
幹事 ○○部 ○○ ○○(内線0000)
E-mail:****@******.**
………………………………………………




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3.送別会の案内メールの文例 3(退職の送別会・社内メール)

————————————————————————————————
subject(件名)【○○○○さんの退職送別会について(連絡)】
————————————————————————————————
○○部 各位

毎日お仕事お疲れ様です。

皆様ご承知のとおり、私たちと長年苦楽を共にしてまいりました○○さんが、
○月○日をもって退職することになりました。

つきましては、下記の通り送別会を開きたいと思いますので、
皆様万障お繰り合わせの上、ぜひご参集ください。

===================================
日時:○月○日(○曜日) ○時~
場所:○○○○○○○(場所は下記URL参照)
  http://www.***.***/ tel.00-0000-0000
会費:男性0,000円、女性0,000円(当日ご持参ください)
 ※なお、欠席の場合も0,000円のご協力をお願いします。
===================================

出欠は○月○日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい。

【出欠連絡欄】
[ ]出席・[ ]欠席(○印をつけてください)
[お名前:         ]

………………………………………………
幹事 ○○部 ○○ ○○(内線0000)
E-mail:****@******.**
………………………………………………





4.送別会の案内メールの文例 4(定年退職の送別会・社内メール)

————————————————————————————————
subject(件名)【○○○○部長の定年ご退職を祝う送別会のご案内】
————————————————————————————————
○○部 各位

皆様ご承知のとおり、○○○○部長が定年を迎えられ、
○月○日をもちまして退職されます。

つきましては、晴天部長の長年にわたるご精励ご功績に敬意を表し、
感謝の意を表わすとともに、
なお一層のご健勝とご発展をお祈りする気持ちを込めまして、
下記のとおり小宴を開きたいと思います。

ご多忙中とは存じますが、是非とも皆様のご参加をお願いいたします。

===================================
日時:○月○日(○曜日) ○時~
場所:○○○○○○○(場所は下記URL参照)
  http://www.***.***/ tel.00-0000-0000
会費:男性0,000円、女性0,000円(当日ご持参ください)
 ※なお、欠席の場合も0,000円のご協力をお願いします。
===================================

出欠は○月○日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい。

【出欠連絡欄】
[ ]出席・[ ]欠席(○印をつけてください)
[お名前:         ]

………………………………………………
幹事 ○○部 ○○ ○○(内線0000)
E-mail:****@******.**
………………………………………………





「案内メールの書き方」の注意点

案内メールができたら、
もう一度、客観的に読み直してチェックしてみましょう。

  • 招待状的な役割を果たす「案内状メール」には、
    その催し物の魅力等を簡潔にまとめ、
    参加を促す文面になるように工夫しましょう。

    また、
    参加者への特典等がある場合には、その旨を伝えましょう。


  • 必ず内容を確認し、
    相手に失礼な内容がないか、誤解を招く表現はないか、
    社名・人名・肩書き・住所・地名・日付・時間・数量等の
    情報は正確に書いてあるかなど、必ずチェックしましょう。


  • 大切な取引先や、お客さまへの案内のように、
    ハガキや、手紙による案内のほうが、
    メールを送るよりも適切な場合があります。

    また、メールだけで済まさずに、
    追って、電話での連絡を行ったほうが適切な場合もあります。
    「案内状メール」を送信する前には、TPOをよく考えましょう。


自分宛に送信して再確認!

念のため、自分宛に送信してみる事を おすすめします!

送信先やあて名、送信者の表示、
改行やスペースでの表示崩れなど、
思わぬ場所での、不手際が発見できる事もあります。

また、表示の設定によっては、
受信メール表示の見え方が異なる事もありますので、注意が必要ですね!